Project Management
in a box

Wirtschaftlichkeit von Projekten

"Ein Projekt ist erst dann erfolgreich, wenn der erreichte Projektnutzen höher ist, als die verursachten Kosten"

Wie bewertet man aber jetzt den Projektnutzen? Projektnutzen soll grundsätzlich in der Realität der Zahlen greifbar gemacht werden. Das oberste Prinzip steht bereits in der Überschrift. Projektkosten umfassen alles, was für die Umsetzung der Projektziele sowie die friktionsfreie Abwicklung des Projekte im Unternehmen aufgewendet werden muss. Diese Kosten sind mit der üblichen Aufmerksamkeit des Controllings und einer klaren Kostenträgerstruktur eigentlich einfach zu erfassen. Schwieriger hingegen wird es bei der Bewertung des Projektnutzens. Hier gibt es eine Reihe von Kriterien, die nicht zwingend direkt monetär zu bewerten sind, z.B.:

  • Kundenzufriedenheit
  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Marktakzeptanz
  • Imagegewinn
  • Ideeller Wert

Grundsätze der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Sinn und Zweck jeder Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist die Sicherheit im Erreichen der Projektziele aus Sicht des erwarteten Nutzens des Projektes:

  • Auswahl von Projektideen
  • Entscheidungssicherheit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Transparenz
  • Wirtschaftliche Planungsgrundlage
  • Risikoerkennung
  • Baseline für das Projektcontrolling

Methoden der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Wesentliche Kriterien der Auswahl einer Methode zur Wirtschaftlichkeitsberechnung sind:
die Komplexität des Projektes, z.B.:

  • betroffener Umfang der Organisation
  • Technologie
  • im Unternehmen vorhandene Skills
  • etc.

die Kritikalität des Projektes, z.B.:

  • Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg
  • Risiken, die mit dem Projekt verbunden sind
  • etc.

Verteilung von Kosten und Nutzen in der Organisation (oft bedeutet ein Gesamtnutzen für das Unternehmen an einer Stelle der Organisation einen Mehraufwand an anderer Stelle, was zu Akzeptanzproblemen führen kann, wenn diese Tatsache nicht adäquat kommuniziert, begründet und kompensiert wird). Diese Kriterien bestimmen jetzt auch die Tiefe und den Umfang der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Exemplarisch seien hier zwei Methoden beschrieben:

  • die Kosten-Nutzen-Analyse (für einfache Projekte)
  • der Business Case (für komplexe Projekte)

Kosten-Nutzen-Analyse

Die Kosten-Nutzen-Analyse wird auch als Cost-Benefit-Analyse, Cost-Gain-Analyse oder Ertrags-Kosten-Analyse bezeichnet. Sie ist eine spezielle Form der Investitions- oder Wirtschaftlichkeitsrechnung. Dabei werden die möglichen positiven und negativen Auswirkungen eines geplanten Vorhabens erfasst und bewertet. Ebenfalls betrachtet werden die Opportunitätskosten (kostenmäßige Auswirkung der Nichtdurchführung des Vorhabens). Ein besonderes Kennzeichen der Kosten-Nutzen-Analyse ist, dass sie in vielen Fällen Bewertungen vornehmen muss, ohne auf definierte Geldwerte oder vorhandene Marktpreise zurückgreifen zu können. Die anfallenden Kosten werden zur Beurteilung eines Projektes erfasst oder geschätzt. Beim Nutzen ist man regelmäßig auf Schätzungen, z. B. hinsichtlich der Höhe der Kosteneinsparungen, angewiesen. Auf Grund der notwendigen Schätzungen ist es erforderlich, diese durch mehrere kompetente Personen aus den betroffenen Unternehmensbereichen durchführen zu lassen. Nur so kann ein hoher Grad an Objektivität und Treffsicherheit erzielt werden.

Business Case

Ein Business Case ist ein Szenario zur Beurteilung einer Investition (auch ein Projekt ist eine Investition) unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und sonstigen für das Unternehmen relevanten Aspekten. Der Business Case eines Projekts beschreibt, wie und in welchem Zeitraum seine Ergebnisse dem auftraggebenden Unternehmen nutzen. Die Bedeutung eines Business Cases für das Management eines Projekts wird von den Projektmanagement-Standards unterschiedlich interpretiert. Während der PMBOK®-Guide die Verantwortung für den Business Case außerhalb des Projekts (beim Auftraggeber) sieht, ist er bei PRINCE2® verpflichtender Bestandteil des Projekthandbuchs und zentrales Steuerungsinstrument.

Während des Projektes ist der Business Case das ausschlaggebende Kriterium für alle Projektentscheidungen. So sollten alle Änderungsanträge (Change Requests) hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf den Business Case überprüft werden. Der Business Case wird zum Abschluss jeder Managementphase bzw. an maßgeblichen Milestones des Projektes aktualisiert, um zu entscheiden, ob er weiterhin gültig ist und das Projekt wie geplant weitergeführt werden soll. Wenn der prognostizierte Nutzen nicht mehr erfüllt werden kann, sollte das Projekt abgebrochen werden, bzw. der entsprechende Notfallplan ausgeführt werden. 

Jeder Business Case umfasst zwei Hauptbestandteile:

  • die detaillierte Beschreibung des Szenarios
  • die Prognose des erzielbaren Nutzens.

Beschreibung des Szenarios

Das Szenario beschreibt gesamthaft alle erwarteten Auswirkungen der getätigten Investition bzw. des Projektes auf das Unternehmen im Vergleich zu einer Fortschreibung der aktuellen Situation. Diese stellt sozusagen die Baseline zum Vergleich dar. Wesentliche Bestandteile des Szenarios sind die Benennung aller enthaltenen Annahmen und Rahmenbedingungen sowie der mit dem Szenario verbundenen Risiken. Ein umfangreicher Business Case umfasst oft mehrere Szenarien.

Prognose des erzielbaren Nutzens

Die Prognose des erzielten Nutzens verwendet hier die Methoden der Investitionsrechnung (Wirtschaftlichkeitsrechnung):

  • Kosten-Nutzen-Analyse
  • Kapitalwertmethode
  • interne Zinsfußmethode
  • etc.

Das Szenario liefert die Eingangsgrößen für die Investitionsrechnung. Wenn die betrachtete Investition Teil eines größeren Investitionsprogramms ist, liefert der Gesamtnutzen des Programms die Rechtfertigung für jede Einzelinvestition.