Project Management
in a box

Projects in Controlled Environments (PRINCE2®)

"Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die den Auftrag hat, mindestens ein Produkt entsprechend einem vereinbarten Business Case zu liefern."

Im Wesentlichen werden im Projektmanagement zwei grundsätzlich verschiedene Ansätze unterschieden: Methoden nach dem „Wasserfall-Modell“ sowie „agile Methoden“.

Elemente von PRINCE2®

7 Grundprinzipien
7 Themen
7 Prozesse
Projektumgebung

7 Grundprinzipien

  1. Permanente geschäftliche Rechtfertigung - Das Projekt braucht einen berechtigten Grund für seinen Start und der dokumentierte und genehmigte Nutzen muss permanent gewährleistet sein.
  2. Wissenssicherung - Erfahrungen aus anderen Projekten oder anderen Quellen werden gezielt mit aufgenommen und die gesammelten laufenden Projekterfahrungen festgehalten.
  3. Definierte Verantwortungen der Rollen - Jedes Projekt benötigt eine Organisation mit definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, in der die Interessen des Auftraggebers, der Benutzer und der Lieferanten vertreten sind.
  4. Phasensteuerung - Das Projektmanagement (Planung, Überwachung, Steuerung) ist nach Phasen gegliedert.
  5. Ausnahmeprinzip - Zu jedem Projektziel gibt es festgelegte Toleranzen, welche den Handlungsrahmen für delegierte Befugnisse festlegen.
  6. Ergebnisorientierung - Ein PRINCE2®-Projekt ist auf die Definition und Lieferung von Produkten und Services mit Schwerpunkt auf deren Qualitätsanforderungen ausgerichtet.
  7. Adaptierung an das Projekt - PRINCE2® wird für jedes Unternehmen und teilweise sogar für jedes Projekt angepasst, um auf die speziellen Anforderungen eines Projekts hinsichtlich seiner Umgebung, des Umfangs, der Komplexität, der Wichtigkeit, der Leistungsfähigkeit und des Risikos eingehen zu können.

7 Themen

  1. Business Case - Von der Projektidee, erwartet man sich einen bestimmten Nutzen für die betreffende Organisation. Im Business Case wird die Idee zu einem realisierbaren Investitionsvorschlag für die Organisation entwickelt und sichergestellt, dass das Projekt während der gesamten Laufzeit auf die Ziele der Organisation ausgerichtet bleibt.
  2. Organisation - Die auftraggebende Organisation muss die anfallenden Arbeiten an Manager delegieren, die für die Durchführung und den Abschluss dieser Arbeiten verantwortlich sind. Projekte sind organisationsübergreifend angelegt, weshalb die Strukturen einer Linienorganisation für Projekte ungeeignet sind. Daher bedürfen sie einer eigenen definierten Organisation mit festgelegten Verantwortlichkeiten außerhalb der Linienorganisation.
  3. Qualität - Im Thema „Qualität“ wird erläutert, wie die ersten (zumeist noch unscharfen) Ideen immer weiter ausgearbeitet werden, bis allen Projektteilnehmern klar ist, welche Qualitätskriterien die zu liefernden Produkte und Services erfüllen müssen, und wie  dies durch das Projektmanagement sichergestellt wird.
  4. Projektplanung - PRINCE2®-Projekte laufen auf Basis genehmigter Projektpläne ab. Die Projektplanung beschreibt als Ergänzung zum vorherigen Thema Qualität die einzelnen Schritte zur Entwicklung der Pläne und die anzuwendenden  Methoden und Techniken. Pläne werden an die Informationsbedürfnisse der Projektteilnehmer auf den verschiedenen Hierarchiestufen der Organisation angepasst, und sind so die Grundlage für die Kommunikation und Steuerung über den Lebenszyklus des Projektes.
  5. Risiken - Mit Projekten sind üblicherweise mehr Risiken verbunden als mit dauerhaften betrieblichen Abläufen. In diesem Thema geht es darum, wie das Projektmanagement mit Unsicherheiten umgeht.
  6. Change Management - Dies befasst sich mit der Bewertung und Bearbeitung von Umständen, die potenziell Auswirkungen auf die ursprünglichen Zielsetzungen und Planungen des Projektes haben können. Solche Umstände können unerwartete allgemeine Probleme, Änderungsanträge oder ein Produkt bzw. Service sein, welches seine Spezifikation nicht erfüllt.
  7. Fortschritt - Hier geht es um die fortlaufende Kontrolle der Realisierbarkeit der Planung. Es wird der Entscheidungsprozess für die Abnahme von Plänen, die Beobachtung der tatsächlich erzielten Ergebnisse und der Eskalationsprozess für den Fall, dass Ereignisse nicht nach Plan laufen bis hin zur Entscheidung, ob ein Projekt fortgeführt oder abgebrochen werden soll., beschrieben.

7 Prozesse

  1. Projektvorbereitung - Feststellung der Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit
  2. Projektlenkung - Operative Steuerung des Projektes durch den Projektleiter, Freigaben an Projektübergangsphasen und Aktivitäten des Lenkungsausschusses
  3. Projektinitiierung - Zweck dieses Prozesses ist die Schaffung einer solide Grundlage für das Projekt, welche der Organisation ein klares Bild davon vermittelt, was mit den geplanten Arbeiten zur Lieferung des Projektergebnisses verbunden ist, bevor größere finanzielle Mittel zugesagt werden.
  4. Steuerung der Phasen des Projektes - Operatives Projektmanagement durch den Projektleiter
  5. Management der Produkt- bzw. Servicelieferung - Annahme, Ausführung und Ablieferung von Arbeitspaketen
  6. Management des Projektphasenüberganges - Vorbereitung und Planung der jeweils folgenden Projektphase auf Basis der (absehbaren) Ergebnisse der aktuellen Projektphase inklusive Aktualisierung der Projektleitdokumente (Business Case, Projektplan). Ebenfalls im Change Management bei Projektkorrekturen.
  7. Projektabschluss - Hier wird der Punkt definiert, an dem die Abnahme des Projektprodukts bestätigt wird, und anerkannt wird, dass die in der ursprünglichen Projektleitdokumentation definierten Ziele (oder auch genehmigte Änderungen dieser Ziele) erreicht wurden oder mit dem Projekt keine weiteren Ergebnisse erzielt werden können (vor allem bei Projektabbruch).

Projektumgebung

PRINCE2® kann in allen Projekten jeder Größenordnung und in allen Branchen angewendet werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch eine sinnvolle Anpassung an die jeweilige Projektumgebung. So gibt es beispielsweise 26 definierte "Managementprodukte" (häufig als Dokumente geführt), die bei einer unangepassten Verwendung zu einem gigantischen Overhead führen würden. Richtschnur für die Anpassung an die Projektumgebung sind die Grundprinzipien. Sie dürfen nicht angepasst werden, müssen also in jedem Falle immer angewendet werden.