Project Management
in a box

Risiken in Projekten

 "Ein Risiko ist immer auch eine Chance - um so wichtiger ist es, diese zu kennen"

Beim Projektrisikomanagement geht es um die Entwicklung von Strategien zur Vermeidung oder Minimierung der Auswirkungen beunruhigender Bedrohungen für ein Projekt. Obwohl angesichts dieser Definition eine hohe Motivation zum Risikomanagement anzunehmen wäre, gehört die Implementierung eines Risikomanagements zu einer der am meisten vernachlässigten „Künste“ im Projektmanagement-Umfeld.

Risiken

Bevor die Frage nach dem Nutzen eines Risikomanagement gestellt wird, ist es wichtig zu verstehen, was unter einem Risiko verstanden wird, was ein Risiko ausmacht, welche Arten von Risiken es gibt, und wie Risiken beschrieben und gemanagt werden können.

Was ist ein Risiko?

Wikipedia definiert ein Risiko als „die Möglichkeit des Eintritts künftiger Ereignisse, die nachteilige Auswirkungen wie Verlustgefahren in sich bergen“. Ein Risiko ist also nichts anderes, als die eine Seite einer Münze namens „Möglichkeit“.
Die andere Seite dieser Münze ist die Chance. Hinter jedem Risiko verbirgt sich also eine Chance: die Möglichkeit, aus einem drohenden Ereignis, durch gezielte Planung und gezieltes Management, einen Vorteil zu ziehen.

Was macht ein Risiko aus?

Die wesentlichen Eigenschaften eines Risikos sind seine Eintrittswahrscheinlichkeit und die erwartete Auswirkung, bzw. Schwere des Schadens.

Eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 0 bedeutet dabei, dass es ein Risiko ausgeschlossen ist – und daher kein Risikomanagement benötigt wird. Eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 1 (oder 100%) bedeutet, dass das Risiko bereits eingetreten ist, und daher ebenfalls kein Risikomanagement benötigt wird, sondern vielmehr ein Schaden- oder Notmanagement. Das Risikomanagement beschäftigt sich also mit solchen Ereignissen, die in der Zukunft liegen und deren Ausgang noch ungewiss ist.

Die Auswirkung eines Schadens lässt sich in unterschiedlichsten Skalen bewerten. Üblich sind dabei eine Bewertung in Einheiten einer Währung (z.B. EUR oder USD) oder – was die Bewertung eines Risikos vereinfacht – eine Einteilung in Schadenklassen (z.B. „niedrig“, „mittel“ oder „hoch“).

Wie bewertet man Risiken?

Die Gesamtbewertung eines Risikos ergibt sich also aus einer Kombination beider Aspekte, welche üblicherweise in einer Risiko-Matrix dargestellt wird:

Risiko-Matrix

Wie kategorisiert man Risiken?

Risiken werden in der Regel differenziert in interne und externe Risiken und in Kategorien eingeteilt, wie z.B. Projektmanagement-Risiken, Führungs- und Organisations-Risiken, technische-, kommerzielle- und Projektumfeld-Risiken. Diese Unterscheidungen haben jedoch keinen Einfluss auf die Beschreibung und den Umgang – das Management – von Risiken.

Wie findet man Risiken?

Die bewährteste Methode, um Risiken zu finden, ist das Brainstorming. Teilnehmer sind idealerweise sowohl Vertreter des Anbieters als auch des Abnehmers der Lösung. Im Hinblick auf die verschiedenen Risiko-Kategorien (siehe Umgang mit Risiken) werden dabei mögliche Ursachen und deren Auswirkungen gesammelt, kategorisiert, priorisiert und mit Hilfe der Risikomatrix bewertet. Die resultierenden Risiko-Beschreibungen werden sodann, samt Art des Umgangs und geeigneter Maßnahmen zur Steuerung im Risiko-Management-Plan dokumentiert.

Wie beschreibe man ein Risiko?

Jedes Risiko hat eine Ursache und eine Auswirkung. Um später zu einem umfassenden Risiko-Management-Plan zu kommen, ist es daher wesentlich, beide Faktoren eindeutig zu erfassen. So ist z.B. „Die Scheune könnte abbrennen.“ kein vollständig beschriebenes Risiko, denn es gibt nur die Möglichkeit die Auswirkung des Risikos zu managen, nicht aber die Ursache. Vollständig beschrieben würde das Risiko heißen: „Weil Herr Maier immer in der Scheune raucht, könnte die Scheune abbrennen.“ Damit ist die Möglichkeit gegeben, sowohl die Ursache zu managen (z.B. in Form eines Zutrittsverbots), als auch die Auswirkung (z.B. in Form einer Brandlöschanlage).

Arten des Umgangs mit Risiken

Beim Umgang mit Risiken unterscheidet man mehrere grundlegende Arten. Die weitest verbreiteten sind dabei:

  • Vermeidung: Es können Maßnahmen gefunden werden, die dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit des Risikos oder dessen Schaden so zu beeinflussen, dass entweder die Wahrscheinlichkeit des Schadeneintritts oder die Auswirkung des Schadens gegen Null geht. Dies ist das bevorzugte Ergebnis eines Risikomanagements.
  • Verminderung: Es können Maßnahmen gefunden werden, die dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit des Risikos oder dessen Schaden so zu beeinflussen, dass entweder die Wahrscheinlichkeit des Schadeneintritts oder die Auswirkung des Schadens reduziert werden. Dies ist die nächstbeste Variante im Risikomanagement.
  • Übertragung: Können selbst keine Maßnahmen gefunden oder umgesetzt werden, die die Wahrscheinlichkeit des Schadeneintritts oder die Auswirkung des Schadens reduzieren, kann das gesamte Risikomanagement an einen Dritten übertragen werden (z.B. eine Brandschutz-Versicherung).
  • Akzeptanz: Falls keine der oben genannten Methoden greift, kann das Risiko nur noch akzeptiert werden. Doch selbst dann ist es ein Vorteil, das Risiko im Vorfeld zu kennen, denn es ermöglicht, frühzeitig einen Notfallplan aufzustellen. Der Notfallplan hält dabei sowohl „Trigger-Punkte“ bereit, die auf den Notfall aufmerksam machen, als auch einen vordefinierten Plan, wie mit dem Schaden umgegangen werden kann (z.B. ausgeschilderte Fluchtwege).

Was bringt ein Risikomanagement?

Der Nutzen eines guten Risikomanagements ist vielfältig. Nicht nur führt die Betrachtung von Risiken vor der Durchführung des Projektes zu deren Berücksichtigung im Projektplan und so zu einer realistischen Kosten- und Terminschätzung. Es stärkt auch das Vertrauen des Kunden und seiner Stakeholder in das Projekt. Unter vielen anderen Vorteilen besonders zu nennen sind dabei diese drei:

  • Eine wesentlich höhere Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs durch ein
  • Ruhiges und rationales Reagieren auf auftretende Projektrisiken und einer
  • Minimierung der Möglichkeit und/oder der Auswirkungen von Scope Creep

Oder mit dem Volksmund formuliert: „Vorbeugen ist besser, als Heilen.